MENERAPKAN MANAJEMEN BAHAN

Newest Post

MENERAPKAN MANAJEMEN BAHAN

// Posted by :Pika // On :Selasa, 05 Januari 2016

Manajemen adalah suatu usaha untuk mengelola dan mengatur suatu proses supaya menghasilkan hasil yang sesuai dengan tujuan melalui cara yang efektif dan efesien. Manajemen merupakan proses yang paling penting dalam organisasi di industri farmasi. Manajemen bahan dapat juga diartikan sebagai aksi bersama dari berbagai kegiatan bahan yang diarahkan menuju tujuan bersama. Aksi bersama meliputi perencanaan, memperoleh, memproses, dan mendistribusikan bahan-bahan produksi dari bahan baku hingga menjadi produk jadi.

Dalam proses pengelolaan, manajemen bahan memiliki 4 fungsi, yaitu : fungsi perencanaan dan pengendalian bahan, fungsi pembelian, fungsi analisis nilai dan fungsi distribusi fisik. Sedangkan ruang lingkup dari manajemen bahan, meliputi : pengendalian persediaan bahan logistik, kontrol gerakan dan penanganan aspekpembelian, persediaan, transportasi, penanganan bahan, dll.

Bagian penting dari manajemen bahan adalah persediaan. Persediaan yang dimaksud dapat berupa bahan awal, bahan setengah jadi (produk ruahan dan produk antara), dan produk jadi. Fungsi Persediaan dalam manajemen bahan antara lain :

ü Menghilangkan risiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan.

ü Menghilangkan risiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.

ü Menghilangkan risiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.

ü Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia di pasaran.

ü Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas (quantity discounts).

ü Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan.

Sedangkan tujuan utama suatu industri farmasi menerapkan manajemen bahan adalah :

v Untuk membeli dengan harga terendah, sesuai dengan kualitas yang diinginkan.

v Untuk mempertahankan perputaran persediaan yang tinggi, dengan mengurangi kelebihan penyimpanan.

v Untuk menjaga kontinuitas pasokan, mencegah gangguan aliran produk kepada pengguna.

v Untuk menjaga tingkat kualitas bahan tertentu dan konsistensi kualitas yang memungkinkan operasi yang efisien dan efektif.

v Untuk mengembangkan sumber alternatif yang dapat diandalkan pasokan.

v Untuk mempromosikan suasana kompetitif dalam kinerja dan harga.

v Untuk meminimalkan biaya keseluruhan akuisisi dengan meningkatkan efisiensi operasi dan prosedur.

v Untuk menyewa, mengembangkan, memotivasi dan melatih personil.

v Untuk mengembangkan dan memelihara hubungan pemasok yang baik dalam rangka menciptakan sikap pemasok dan keinginan melengkapi organisasi dengan ide-ide baru, produk, dan harga yang lebih baik.

v Untuk mencapai tingkat tinggi kerja sama dan koordinasi dengan departemen pengguna.

v Untuk menjaga catatan yang baik dan kontrol yang menyediakan jejak audit dan memastikan efisiensi dan kejujuran.

v Untuk berpartisipasi dalam membuat keputusan.

GUDANG

Penerapan manajemen bahan, sering kali dilakukan di gudang, karena gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasiindustri farmasi yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, danobat jadi yang belum didistribusikan.Selain untuk penyimpanan, gudang juga berfungsi untuk melindungi bahan (baku dan pengemas) dan obat jadi daripengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, serta melindungi obat darikerusakan.

Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputipenerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian danpemusnahan, serta pelaporan material dan peralatan agar kualitas dan kuantitasterjamin. Kondisi penyimpanan barang di gudang harus disesuaikan dengan sifat dari barang yang disimpan, karena ada beberapa barang yang harus di simpan pada suhu tertentu.

PROSES PENYIMPANAN DAN PENGGUDANGAN

Secara umum kegiatan yang dilakukan pada setiap gudang adalah sebagai berikut :

a. Gudang bahan baku

1. Menangani penerimaan barang

2. Menangani penyediaan dan penyerahan bahan baku untuk produksi sesuai dengan material requisition.

3. Membuat kartu persediaan bahan baku di gudang setiap hari, membuat laporan per minggu dan per bulan yang diserahkan ke Departemen PPIC.

b. Gudang bahan kemas

1. Menangani penerimaan barang kemas primer dan sekunder sesuai dengan material requisition.

2. Membuat rekonsiliasi bahan kemas.

3. Membuat kartu persediaan bahan kemas di gudang setiap hari, membuat laporan per minggu dan per bulan yang diserahkan ke departemen PPIC.

c. Gudang obat jadi

1. Menangani proses penerimaan obat jadi dari bagian kemas sekunder.

2. Menyiapkan dan mengirimkan obat jadi sesuai dengan order penjualan dari Bagian Marketing.

3. Membuat kartu persediaan obat jadi per hari dan per bulan yang diserahkan dan dipertanggung jawabkan ke Departemen PPIC.

4. Menangani retur obat dari konsumen.

SYARAT-SYARAT GUDANG UNTUK PENYIMPANAN

1. Harus ada prosedur tetap (Protap) yang mengatur tata cara kerja bagian gudang termasuk di dalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan barang, penyimpanan, dan distribusi barang atau produk.

2. Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan kering, bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur.

3. Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah terbakar atau mudah meledak (misalnya alkohol atau pelarut-pelarut organik).

4. Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status ‘karantina’ dan ‘ditolak’.

5. Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room) dengan kualitas ruangan seperti ruang produksi (grey area).

6. Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO atau FEFO.

BANGUNAN GUDANG INDUSTRI

Area penyimpanan harus dirancang untuk memastikan kondisipenyimpanan yang baik sebagai berikut:

a. Kebersihan dan hygiene.

b. Kelembaban (kelembaban relatif tidak lebih dari 60%).

c. Suhu harus berada dalam batasan yang diterima (8-25°C).

d. Bahan dan material yang disimpan tidak boleh bersentuhan langsung dengan lantai.

e. Jarak antar bahan mempermudah pembersihan dan inspeksi.

f. Pallet harus disimpan dalam kondisi yang bersih dan terawat.

PEMBAGIAN AREA GUDANG

Gudang di industri farmasi terbagi dalam beberapa area antara lain:

1. Area penyimpanan

Area penyimpanan harus memiliki kapasitas yang memadai untuk menyimpan dengan rapi dan teratur. Bahan-bahan yang disimpan dalam gudang antara lain bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan, produk jadi, produk dalam status karantina, produk yang telah diluluskan, produk yang ditolak, produk yang dikembalikan atau produk yang ditarik dari peredaran. Produk ditangani dan disimpan dengan cara yang sesuai untuk mencegah pencemaran, campur baur dan pencemaran silang. Area penyimpanan diberikan pencahayaan yang memadai sehingga semua kegiatan dapat dilakukan secara akurat dan aman.

Bahan atau produk yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus (seperti suhu dan kelembaban) harus dikendalikan, dipantau dan dicatat, seperti:

a. Obat, vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

b. Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.

c. Peralatan besar/alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.

2. Area penerimaan dan pengiriman

Area penerimaan dan pengiriman barang harus dapat memberikan perlindungan terhadap bahan dan produk dari pengaruh cuaca. Area penerimaan harus didesain dan dilengkapi dengan peralatan untuk pembersihan wadah barang. Suhu penyimpanan pada area ini sesuai dengan suhu kamar (≤30°C).

3. Area karantina

Area karantina harus dibuat terpisah dengan penandaan yang jelas berupa label kuning untuk produk karantina dan label hijau untuk produk yang diluluskan dan hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang.

4. Area pengambilan sampel

Area pengambilan sampel dibuat terpisah dengan lingkungan yang dikendalikan dan dipantau untuk mencegah pencemaran atau pencemaran silang dan tersedia prosedur pembersihan yang memadai untuk ruang pengambilan sampel.

5. Area bahan dan produk yang ditolak

Bahan dan produk yang ditolak disimpan dalam area terpisah dan terkunci serta mempunyai penandaan yang jelas berupa label merah dan hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang.

6. Area bahan dan produk yang ditarik

Produk yang ditarik kembali dari peredaran karena rusak atau kadaluarsa harus disimpan dalam area terpisah dan terkunci serta mempunyai penandaan yang jelas dan hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang.

7. Area penyimpanan produk psikotropik

Bahan yang berpotensi tinggi dan bahan radioaktif, narkotika, obat berbahaya lain dan zat atau bahan yang berisiko tinggi terhadap penyalahgunaan, kebakaran atau ledakan disimpan di daerah yang terjamin keamanannya. Obat narkotika dan obat berbahaya disimpan di tempat terkunci.

8. Area bahan pengemas

Bahan pengemas cetakan merupakan bahan yang kritis karena menyatakan kebenaran produk. Bahan label disimpan di tempat terkunci.

PEMBAGIAN GUDANG

Gudang di industri farmasi diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Berdasarkan Suhu Penyimpanan, yaitu:

a. Gudang suhu kamar (≤30°C).

b. Gudang ber-AC (≤25°C).

c. Gudang dingin (2-8°C).

d. Gudang beku (<0°C).

2. Berdasarkan Jenis, yaitu:

a. Gudang bahan baku: gudang bahan padat dan bahan cair.

b. Gudang bahan pengemas.